Todo e qualquer projeto de Tecnologia da Informação (TI) apresenta riscos inerentes, ou seja,eventos pontuais que, caso ocorram, podem gerar conflitos no decorrer do projeto e, consequentemente, impactar seus resultados.
Podemos dizer que riscos técnicos, externos, organizacionais e de gerenciamento de projeto estão entre os listados e devem ser observados. Conheça cada um deles:
- Técnicos
Relacionados à tecnologia usada para o desenvolvimento do projeto que está diretamente ligada à qualidade, desempenho e benefícios proporcionados ao cliente final.
- Externos
Problemas jurídicos, alterações na legislação ou até mesmo uma redução no quadro de colaboradores.
- Riscos Organizacionais
Priorização dos projetos, conflito no escopo do projeto e entendimento por parte da alta liderança.
- Riscos no Gerenciamento de Projetos
Avaliação técnica inadequada, conflito de interesses, planejamento de cronograma equivocado.
Através da indicação desses possíveis riscos, podemos pensar em um projeto de TI com planejamento mais extenso, ao invés de contemplar apenas a abordagem de escopo, o cronograma e o custo. Para garantir o sucesso do projeto é preciso atenção nos pequenos detalhes.
Gerenciamento de risco é aliado
Os riscos, quando não são observados, estudados e mitigados, prejudicam a excução e conclusão do projeto, podendo resultar na não aceitação do projeto pelo mercado. Ao não atender às necessidades dos usuários, gerar alto custo, atrasar na entrega e torná-lo não rentável ou não satisfatório, o projeto torna-se obsoleto.
É justamente esse cenário que a equipe de Gerenciamento de Riscos busca evitar. Essa equipe será responsável pela gestão, que estabelece uma política que identifica, qualifica, quantifica, desenvolve um plano de ação e controla possíveis impactos indesejáveis.
Por isso, é muito importante que as empresas se atentem ao Gerenciamento de Riscos. Por meio de um estudo do PMI (Project Management Institute) feito em 2013, das 600 empresas consultadas, apenas 27% fazem esse gerenciamento de riscos de forma correta e formal. Número considerado preocupante, já que sem o gerenciamento adequado dos projetos e de seus riscos, a conclusão pode ser insatisfatória, e gerar perdas financeiras significativas e consumo inadequado de tempo, dinheiro, recursos materiais e humanos.
Quatro fases para Gerenciamento de Riscos
O processo de Gerenciamento de Riscos deve ser bem executado para que os riscos sejam mitigados. No universo de tecnologia, ele é feito por meio de quatro fases, sendo elas: identificação, análise, planejamento e controle. Conheça-as:
Identificação
Essa é a fase inicial do Gerenciamento de Riscos. Aqui, é importante que se aponte os eventos e o entendimento das circunstâncias em que eles podem acontecer, como devem ser reconhecidas e os possíveis efeitos sobre desempenho, prazos e custos.
Análise
Investigar, analisar, pesquisar e explorar cada parte do projeto, determina a probabilidade de ocorrência dos eventos de riscos, além de apresenter o impacto e sua gravidade no projeto. A partir de todo esse trabalho investigativo é possível determinar os próximos passos do projeto. Sem essa análise minuciosa é arriscado seguir com o projeto.
Para realizar essa análise, três aspectos devem ser observados: o impacto, que é a perda ou prejuízo caso algum evento aconteça; a probabilidade ou chance de ele acontecer e a janela de risco e horizonte de ação.
A partir dessas informações, os riscos são classificados e minuciosamente selecionados. Assim, é possível distribuir os recursos para tratá-los, além de organizar melhor o processo e priorizar as medidas para redução de riscos para as próximas etapas do projeto.
Fase de planejamento
Esta é uma das fases mais complexas, pois a investigação, apuração e análise dos riscos avaliados nos dois itens acima, são relatadas e inseridas no planejamento. É nessa fase que se apresentam todas as ações e atitudes a serem tomadas com relação aos riscos.
Aqui, pode-se ignorar o risco ou criar um plano de contingência, ao fazer o monitoramento constante, definir recursos e medidas para minimizar a ocorrência ou o impacto do risco, propor um conjunto de medidas para reduzir os riscos e transferir o risco compartilhando com uma ou mais equipes envolvidas.
Lembre-se: toda e qualquer justificativa deve ser rigorosamente documentada para a produção do plano de ação.
Controle
É aqui que são tomadas todas as decisões sobre os riscos e planos de ação. Isso só é possível a partir das informações produzidas e documentadas nas fases anteriores. Visa assegurar que os riscos sejam mantidos dentro dos limites aceitos pela organização.
Esse processo monitora e busca informações importantes, concretas e pontuais sobre os riscos. Assim, o gestor terá efetividade e assertividade maior do planejamento.
Comunicação
Nesta etapa muitas equipes podem se perder e comprometer o sucesso do projeto. É importante que todos tenham liberdade para descrever ou comunicar, com clareza, aspectos relacionados a projetos e riscos.
Embora seja uma atividade considerada complexa, é uma das mais importantes. Pois, todos os profissionais envolvidos no projeto devem conhecer os riscos e quais foram as alternativas estudadas para evitá-los ou tratá-los.
Confecção do plano
Cabe ao plano estabelecer todas as diretrizes ao gerenciamento de risco do projeto. O plano deve alcançar aspectos mais específicos, como a definição dos parâmetros de risco e das escalas subjetivas de atributo, além dos instrumentos e métodos para análise de risco e a periodicidade de revisões do ciclo de identificar, analisar, planejar e controlar.
Resultados dependem de estratégias
Para alcançar resultados positivos, reduzir ou eliminar os riscos, é importante colocar em prática o ciclo apresentado acima. Dessa forma, você terá um projeto com todos os riscos detalhados, os recursos disponíveis e as ações cuidadosamente desenhadas. Isso se chama ação estratégica.
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