Não importa se é uma grande corporação ou uma microempresa, a aquisição de insumos, matérias-primas e produtos finalizados faz parte da rotina de qualquer negócio. E isso torna o trabalho da gestão de compras algo ainda mais fundamental.
Basicamente, a gestão de compras é a responsável pela eficiência na aquisição de materiais de uma empresa. Quando há uma falha na atividade, há riscos de rupturas, diminuição da produção e até interrupções de processo.
Para evitar um cenário adverso, a gestão de compras deve trabalhar sempre com excelência. Se você está buscando formas de atingir esse objetivo, continue lendo e confira dicas práticas e eficientes.
Boa leitura!
1 – Tenha um bom planejamento de gestão de compras
Pode parecer clichê, mas um bom planejamento é o segredo de sucesso de qualquer estratégia corporativa. Quando você organiza as informações sobre a atividade e as transforma em ações inteligentes, abre caminho para o desenvolvimento de um trabalho em excelência.
Para isso, é preciso organizar os dados sobre o fluxo de compras e armazená-los corretamente a fim de facilitar futuras consultas e análises.
Todos os gestores envolvidos no processo de compras devem fazer parte da criação do planejamento, facilitando a identificação de gargalos, trazendo feedbacks sobre as rotinas de trabalho e apontando futuras soluções.
2. Monitore os níveis do estoque
O controle de estoque está dentro do ciclo de compras de uma empresa. A partir dele, é possível entender se o setor está desenvolvendo um bom trabalho ou se está com dificuldades no dia a dia.
Por isso, é necessário fazer um balanço dos números do armazenamento. Uma boa maneira de facilitar o trabalho é definindo níveis mínimos e máximos para o estoque. Toda vez que houver uma aproximação das taxas, a gestão de compras entenderá que precisa agir.
Isso também é importante para evitar tanto o abarrotamento quanto a escassez de mercadorias no estoque, o que pode gerar prejuízo para a empresa em ambos os casos.
3. Mantenha boas relações com os fornecedores
Os fornecedores são fatores importantes para o sucesso da gestão de compras. Sem eles, por exemplo, é praticamente impossível manter um nível aceitável de itens no estoque.
O primeiro ponto para manter um bom trabalho com os fornecedores é tratá-los como parceiros da sua empresa e não como peças descartáveis. Quanto maior a confiança, melhor a performance de todos os envolvidos.
Essa postura também é fundamental para conseguir bons acordos e preços vantajosos. O serviço dos fornecedores também deve fazer parte do planejamento de compras, aumentando as chances de sucesso das estratégias desenvolvidas.
4. Utilize um bom sistema de gestão
Controlar o fluxo de compras não é uma tarefa fácil. Até mesmo para seguir as dicas apresentadas, como a organização de dados e o monitoramento dos fornecedores, o gestor precisa trabalhar com rotinas puxadas.
A boa notícia é que, hoje, esse trabalho pode ser feito a partir de um software inteligente. Com um sistema de gestão, é possível realizar uma integração completa de setores e informações, facilitando a tomada de decisões em qualquer estágio da jornada compras. As vantagens são inúmeras, por exemplo:
- Gerenciamento e cadastro de fornecedores;
- Importação do XML da nota de compra;
- Controle dos pedidos de compra;
- Emissão de nota fiscal.
Por ser uma atividade imperativa para qualquer empresa, a gestão de compras precisa funcionar corretamente e garantir o abastecimento correto de suprimentos. Uma ação mal planejada ou desenvolvida pode acarretar em situações bastante negativas, como paralisação de atividades e perda de clientes. Vale a pena buscar dicas e soluções para garantir bons resultados para a sua empresa.
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