Para que os negócios se mantenham atualizados em relação ao mercado, é indispensável que as corporações contem com projetos de TI. No entanto, por mais que seja crucial, a implantação desses projetos muitas vezes pode ser problemática, especialmente devido à falta de uma administração assertiva. Problemas nesse sentido podem, inclusive, prejudicar a rentabilidade dos trabalhos e acabar comprometendo resultados. Para que isso não aconteça em sua empresa, confira a seguir como administrar projetos de TI de forma adequada:
Adote uma metodologia
Para realizar essa administração de maneira eficiente, a primeira providência deve ser definir uma metodologia. Nesse caso, vale ressaltar que o método inclui não apenas os processos, mas também quem deve ser contatado, qual deve ser o tempo para sua implementação e, em geral, qual é o fluxo do projeto. Assim, você terá basicamente duas opções: uma metodologia em cascata ou uma metodologia ágil. No primeiro tipo, cada parte do projeto é instalada individualmente, gerando efeitos para o nível seguinte na estrutura de TI. Já na metodologia ágil, as tarefas são cumpridas de forma mais dinâmica, o que reduz o tempo de implementação e garante maior assertividade. Para essa definição, avalie a equipe e o projeto em si.
Defina os processos
Outro fator muito importante para o sucesso da administração de projetos de TI é ter processos muito bem definidos. Isso significa que toda a equipe deve saber exatamente o que precisa ser feito e como exatamente deve ser feito para garantir os resultados esperados. A falta desse tipo de definição leva a atitudes arbitrárias, que nem sempre estão corretas. Sem um padrão, também é impossível repetir as ações, levando-as para outros níveis, o que complica todo o processo. Por isso, é essencial estabelecer diretrizes para os procedimentos, de modo a garantir que eles possam ser acompanhados e repetidos, economizando tempo e dinheiro do time todo.
Monte um cronograma
A administração de projetos de TI em corporações tem como principal objetivo garantir que mudanças, adaptações ou atualizações possam ser feitas com o menor impacto e da maneira mais rápida possível. Por isso, é preciso elaborar um cronograma para a conclusão tanto do projeto como um todo, como de cada etapa. Sem isso, são grandes as chances de que a finalização da implantação seja constantemente adiada, prejudicando os resultados esperados. O cronograma também serve para dar motivação aos funcionários e ajudar a estabelecer um senso de normalidade dentro do ambiente de trabalho, assim como a usabilidade de seus recursos.
Cumpra os prazos
Pense bem: montar um cronograma não será nada útil se ele servir apenas para ser burlado e modificado. Nesse caso, o resultado final virá em forma de atrasos, desperdício de recursos e resultados muito aquém dos esperados. Assim, para que o cronograma se mantenha relevante, é extremamente importante cumprir todos os deadlines nele dispostos. Para tornar isso possível, a chave está no planejamento, assim como na observação constante e dinâmica do andamento do projeto. Ao investir em um posicionamento para garantir a implantação dentro do tempo limite, você garante que os procedimentos serão mais eficientes e que será mais simples lidar com todo o cronograma.
Saiba delegar tarefas
Tentar dar conta de tudo sozinho só vai resultar em desgaste e em desperdício de recursos que poderiam ser usados mais sabiamente. Por isso, é essencial que você saiba delegar as tarefas corretamente, tornando responsável a pessoa certa para um determinado trabalho. Isso pode ser aplicado, inclusive, na administração de cronograma e resultados, fazendo com que a equipe mantenha um controle sobre seus próprios resultados. Assim, ao delegar, sua tarefa se torna não apenas mais simples, mas também mais eficiente, já que você passa a contar com um esforço conjunto em busca do mesmo objetivo.
Invista na comunicação
Administrar projetos de TI também significa se comunicar, seja respondendo a perguntas e dúvidas, dando orientações ou fazendo as correções necessárias para que tudo saia como esperado. Nesse sentido, portanto, é altamente relevante manter uma boa comunicação entre a equipe e a administração, garantindo que todos saibam quais são os objetivos do projeto de TI e o que precisa ser feito. Manter o canal de comunicação aberto no sentido contrário (ou seja, da equipe para a administração) também ajuda, pois, assim, podem ser expressas as dificuldades e dadas sugestões relevantes sem maiores entraves.
Acompanhe os resultados
Você só saberá se tudo está correndo como previsto e conforme necessário se acompanhar quais são os resultados, concorda? Por isso, para a devida administração desses projetos, é muito importante adotar uma postura ativa de conferência de resultados a fim de identificar possíveis problemas e até mesmo se adiantar a questões que precisarão de mais atenção. Se uma etapa está se aproximando do prazo limite e não está sequer parcialmente concluída, é sinal de que algo está errado e precisa ser modificado. Nesse caso, pode ser uma falha do processo em si ou do cronograma, que deixou de levar em consideração algumas questões. Mantenha os resultados em vista para que qualquer atuação seja realizada conforme o necessário. Para isso, a definição de métricas e de KPIs é indispensável. Só assim você saberá o que está funcionando e o que pode ser melhorado.
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Teste antes de aprovar
Por último, mas definitivamente não menos importante, a administração desses projetos só terá sucesso se for capaz de garantir que tudo esteja funcionando como o previsto. Por isso, antes de aprovar o projeto e declará-lo concluído, é primordial realizar testes que sejam relevantes para a realidade da empresa. Se o resultado final estiver dentro do esperado e todas as funcionalidades passarem no teste, o processo de decisão de aprovação pode prosseguir, garantindo o sucesso do projeto.
Administrar projetos de TI em corporações exige o cuidado com uma série de fatores, que vão desde a adoção de uma metodologia, passando pelo desenvolvimento de cronograma e a delegação de tarefas até chegar à análise e à mensuração de resultados. Ao seguirem esse roteiro, as corporações não só economizam tempo e dinheiro como conseguem obter os resultados esperados de maneira mais eficiente.
E então, ainda ficou alguma dúvida sobre como realizar a administração de projetos de TI em corporações? Comente e participe do debate!
Por: Equipe de Conteúdo Algar Telecom
