Tarefas do dia a dia podem ser desgastantes e cansativas, o que gera um grande prejuízo operacional e um peso para a empresa. Mesmo que não sejam muitas em si, a grande quantidade gera esse fator oneroso.
Nesse sentido, é importante buscar soluções específicas para lidar com isso. Uma delas é justamente a automatização de processos.
Trata-se de uma estratégia para redução de custos, aumento de agilidade operacional e aumento da produtividade. Assim, as empresas conseguem remover os gargalos operacionais do cotidiano e expandir os negócios.
Até porque é importante considerar que a automatização é um dos braços da indústria 4.0 e da poderosa transformação digital. Investir nisso é investir em trazer o futuro para o hoje.
Saiba mais sobre esse tema e comece a jornada!
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O que é automatização de processos?
A automatização de processos é uma solução tecnológica que aloca máquinas para desempenhar funções em uma empresa. Ou seja, os processos são executados de forma automática, com o mínimo ou com nenhum envolvimento humano.
Em suma, os processos são mapeados e padronizados para serem executados sempre da mesma maneira, por sistemas. Nesse sentido, as pessoas passam a ter novas delegações.
Em um certo sentido, a automatização é um dos principais objetivos da humanidade com a tecnologia desde sempre. Considere, por exemplo, a revolução industrial. A primeira já trazia máquinas a vapor que substituiriam o trabalho manual e artesanal.
Da mesma forma, já lidava com o objetivo de tornar a produção mais rápida e adequada a uma demanda crescente. Com o surgimento do Fordismo, posteriormente, houve necessidade por automatização para produção em massa, de forma precisa.
Assim, foi uma solução que o ser humano encontrou para produzir bastante, replicar ideias e atender a um público maior, mais amplo.
As outras seguiram o mesmo princípio. Hoje, chegamos à quarta revolução, marcada pela conectividade e pela integração. O outro ponto do tripé da indústria 4.0 é justamente a automatização.
As possibilidades de automatização hoje são inúmeras, para diversos setores. Temos soluções para colaboradores e para líderes, em nível de operação e de estratégia.
O correto é automatização ou automação?
Os dois conceitos podem ser intercambiáveis, tratados como sinônimos. Contudo, existem diferenças.
A noção de automatização de processos pressupõe um certo nível de ação humana, interferindo na função.
Ao passo que a automação não necessita de ajuda de um ser humano, pois usa os próprios dados como auxiliares.
Qual o foco da automatização de processos?
Como já foi comentado, o foco é oferecer ajuda aos profissionais humanos, superando suas limitações. Funciona, então, como uma extensão da humanidade.
Uma das grandes aplicações da automatização é em situações de tarefas desgastantes, cansativas e até perigosas.
Nesse sentido, o objetivo é livrar as pessoas dessas tarefas, de modo que elas sejam alocadas para funções mais mentais e estratégicas.
Assim, a empresa protege seus colaboradores e assegura que eles ofereçam o seu melhor em funções decisórias e importantes.
Além disso, a automatização de processos oferece uma possibilidade de integração entre sistemas, o que impacta positivamente no dia a dia também.
Os sistemas se comunicam entre si e formam uma malha tecnológica útil para otimizar operações.
Quais as vantagens de automatizar processos?
Vamos comentar os benefícios de automatizar processos em seguida.
Produtividade
Um ponto importante é o aumento de produtividade. A automatização ajuda a melhorar os índices de produção, eliminar erros, eliminar retrabalho e garantir que o dia a dia seja eficiente e ágil.
Desse modo, é possível obter maior produção em menos tempo.
Os sistemas automáticos não sofrem com distrações, interferências, doenças, nem outros fatores. Podem ser facilmente expandidos conforme a demanda, sempre com a mesma precisão.
Custos
Não contar com automatização é gerenciar custos que podem crescer de forma descontrolada e inesperada. É ter que administrar erros que desencadeiam aumento de despesas, riscos que se concretizam e fatores que atrapalham o trabalho humano.
Por outro lado, com uma solução automatizada, a empresa já reduz custos de pessoal e de treinamento de novos membros, uma vez que o sistema cuida de certas tarefas. Não é preciso contratar novas pessoas para essas tarefas, portanto.
Do mesmo modo, a redução de erros evita problemas que trazem prejuízos financeiros e gastos também.
Padronização de processos
A automatização pressupõe a padronização dos processos internos. O sistema analisa o processo como um algoritmo — um conjunto de etapas a serem seguidas de forma esquemática.
Isso facilita a gestão do processo, pois permite visualizar cada ponto, monitorar cada ponto e implementar mudanças específicas.
A transparência favorece uma gestão efetiva e inteligente, com base em metas, que ajuda no crescimento da empresa.
Processos mapeados e padronizados são sinônimo de menos erros também.
Efetividade
Efetividade nesse contexto pode ser definida como a precisão para realizar tarefas com um dado conjunto finito de recursos. Fazer mais com menos recursos é o que propõe a solução automatizada.
É uma forma de otimizar constantemente suas operações, de modo a assegurar o máximo de excelência nos processos. Isso impacta positivamente a gestão financeira e torna a empresa sustentável e pronta para o crescimento.
Transparência
Sistemas automáticos são transparentes e oferecem uma visão prática de como o negócio funciona. As operações ficam bem mais claras e controláveis, visto que uma máquina desempenha as funções.
Centralização
Se a centralização pode representar sobrecarga de atividades quando ocorre com colaboradores humanos, esse mesmo conceito aponta para otimização operacional quando falamos de automatização.
Ter processos centralizados significa contar com sistemas que controlam todas as funções a partir de uma central principal, de uma infraestrutura de controle. Assim, há menos dispersão de dados e de informações importantes, bem como facilidade de gestão.
Integração de plataformas
Os sistemas automatizados se comunicam perfeitamente entre si e integram todas as plataformas para favorecer a produtividade. Assim, é fácil controlar melhor cada setor, com uma visão unificada e precisa.
Há, inclusive, exemplos de aplicações que controlam todas as seções da empresa a partir de uma única central, com módulos específicos para cada seção. Nesse caso, a própria integração já traz sincronização automática entre os módulos.
Como implementar a automatização de processos nas empresas?
Para garantir esses benefícios, a empresa precisa saber como implementar a automatização de processos da forma ideal. Saiba mais.
Entenda o foco do seu negócio
Primeiro, tenha uma compreensão exata e adequada acerca do core business, do foco do negócio. Assim, será possível fazer o devido diagnóstico para implementar a automatização corretamente no dia a dia.
O ideal é que as soluções cooperem com esse núcleo operacional. É importante que todas as aplicações estejam alinhadas para otimizar seus processos e resultados.
Detalhe processos
Em seguida, é importante mapear e detalhar os processos para ter uma visão de como automatizá-los. Em alguns casos, a empresa precisa de um esquema de como o processo funciona para transferir ao sistema e fazer com que a aplicação de fato aprenda.
Treine sua equipe
Depois disso, é preciso treinar a sua equipe de acordo com os novos padrões. O ideal é assegurar que todos estejam alinhados, com as pessoas cooperando com os sistemas e vice-versa.
Escolha um bom serviço de automatização
Por fim, é preciso escolher uma opção de solução para automatizar os processos. A gestão deve avaliar de acordo com o diagnóstico do negócio e optar pela alternativa que melhor se encaixa em suas demandas e necessidades.
Vale a pena também atentar para aspectos-chave, como qualidade da empresa fornecedora, qualidade do suporte e reputação.
Quais os principais tipos de automatização de processos?
Abaixo, vamos oferecer um overview das principais soluções para automatizar processos que temos hoje. Essas são tendências que vão continuar a crescer com o amadurecimento das tecnologias também.
Chatbots
Os chatbots são ferramentas de automatização para a comunicação e para o atendimento. São sistemas capazes de interagir com as pessoas, a partir de fluxos de conversação, variando a depender do nível de inteligência.
Cumpre com os princípios que já falamos: permite liberar pessoas do atendimento a milhares de clientes, durante horários não comerciais, por exemplo.
Da mesma forma, oferece uma linguagem profissional e a capacidade de acessar informações de forma simples e rápida.
Quando o chatbot é acrescido de soluções robustas de inteligência artificial, a empresa dispõe de uma plataforma completa de comunicação, capaz de aprender a conversar com os clientes em tempo real.
RPA
O RPA (sigla para automação robótica de processos) é uma aplicação mais simples, focada em automatizar tarefas pontuais e específicas. É muito útil em processos administrativos, por exemplo, como um apoio à gestão.
Por definição, um RPA é usado para tarefas menos complexas, partindo de uma construção mais simples e intuitiva. Para aplicações mais voltadas a análises de dados e outras funções mais exigentes, é preciso empregar outros sistemas.
URA
A Unidade de Resposta Audível (URA) também é uma aplicação voltada para a comunicação, só que com uma diferença principal: envolve uma voz simulada.
Em vez de ter um fluxo conversacional por texto, temos uma voz de fato, que capta o que está sendo dito e oferece respostas correspondentes.
Uma URA é uma ótima solução em termos de experiência do usuário. Afinal, a pessoa conversa com um robô e pode até pensar que está conversando com uma pessoa, dada a inteligência acoplada.
BPM
O BPM é uma área que engloba práticas para otimizar os processos. Visa analisar, modelar e monitorar processos continuamente para impor melhorias ao dia a dia. Assim, é uma operação de gestão necessária para implementar a automatização.
Scripts
No mundo da tecnologia, um script é um pedaço de código de programação que executa um comando específico. Em certo sentido, pode ser um comando que automatiza alguma função, gerando os benefícios que já mencionamos.
Hiperautomação
Chamamos de hiperautomação um conceito abrangente que integra RPA, Machine Learning (área da inteligência artificial), BPM e outros conceitos. Busca aumentar o nível da automatização, de modo a encarar os desafios comuns com maior eficiência.
Em quais áreas é possível criar processos automatizados?
Há aplicações interessantes e efetivas em diversas áreas de um negócio.
Na gestão de TI, por exemplo, é possível contar com automatização de processos referentes à infraestrutura de tecnologia, ao gerenciamento de rede e à integração entre os softwares.
É possível, ainda, contar com monitoramento automatizado da rede e dos sistemas, de modo a garantir o máximo de estabilidade, segurança, consistência e solidez.
Na gestão administrativa, um sistema automático pode ajudar na gestão do fluxo de caixa, fazendo cálculos com contas a pagar e a receber. Pode também atuar na gestão de projetos e pessoas, delegando funções, controlando imprevistos e controlando cronogramas.
Da mesma forma, há processos automatizados que controlam as despesas e as finanças como um todo, oferecendo um auxílio incrível para os líderes.
Há impactos também na área contábil e fiscal, como no cálculo de impostos e de obrigações fiscais. Os sistemas auxiliam na hora de gerenciar a grande massa de dados em um processo de diligência fiscal, por exemplo.
A automatização de processos é útil tanto para pequenas empresas quanto para companhias de maior porte.
Qual o futuro da automatização de processos?
O objetivo é aumentar ainda mais a capacidade da automatização. Hoje, as soluções já se destacam por gerenciarem grandes massas de dados, tarefas volumosas, repetitivas e mais.
No futuro, a tendência é que a inteligência aumente ainda mais para lidar com mais atividades.
Ou seja, com a hiperautomação, estamos caminhando para ferramentas mais inteligentes e capazes de aprender sobre suas funções de forma intuitiva. Nesse sentido, a vantagem é que elas estarão disponíveis por um menor custo, de modo a cooperar ativamente com a gestão.
A evolução do machine learning e do deep learning promete entregar melhores resultados. A ideia é superar limitações de escopo e fazer com que a automatização seja o centro das atividades das empresas, permitindo que elas cheguem ao último estágio de transformação.
Nesse leque de tecnologias, podemos mencionar também a internet das coisas.
Quais as melhores ferramentas de automatização de processos?
O BPM como um conjunto de práticas é uma solução muito importante no processo de adaptação à automatização. Podemos mencionar também o Business Intelligence, que gerencia as análises de dados, a criação de relatórios, etc.
Precisamos, evidentemente, destacar a área que estuda isso há muito tempo: a inteligência artificial. As soluções de IA são ferramentas importantes para automatização em diversos âmbitos.
Dúvidas frequentes (Guia rápido)
Quais são as formas de automatizar processos?
Desenha-se um mapa dos processos, com um esquema do que é geralmente feito em uma visão algorítmica. Então, os sistemas conseguem executar com base em regras simples e em lógica.
Por que automatizar um processo?
Para reduzir custos, aumentar a eficiência operacional, eliminar erros, distrações e interferência de fatores como cansaço, etc.
Vale a pena investir em automatização de processos?
É importante para ajudar a empresa em um processo de adaptação à modernidade e ao futuro. É uma base para o crescimento sustentável e monitorável.
Conclusão
A automatização de processos é uma solução capaz de revolucionar as atividades em uma empresa e proporcionar maior produtividade, eficiência e menos dores de cabeça.
É um auxílio importante para quaisquer setores, com processos automatizados em TI, contabilidade, gestão administrativa, gestão financeira, etc.
O conceito em si abarca uma série de ferramentas e soluções, que variam das mais simples às complexas. É preciso ter uma visão correta dos processos internos para então adentrar nesse universo.
