Já não é de hoje que o conceito de produtividade figura em diferentes textos nos campos da gestão, da administração e da economia. Além disso, “produtividade” já se tornou uma palavra gasta, amplamente utilizada no contexto de negócios. De fato, falar em aumento de produtividade pode até ser um grande clichê no meio empresarial, mas, afinal, todo empreendedor/gestor sabe realmente o que significa ser mais produtivo e como fazer para que isso ocorra na prática em sua empresa?
Não é por acaso que a expressão produtividade está sempre em alta nas conversas sobre negócios, afinal, para que as empresas sobrevivam frente a um mercado extremamente concorrido, hoje em dia, é fundamental que planejem sua modernização e seu crescimento. Nesse sentido, se tornar mais produtivo deve ser um dos objetivos a serem buscados por micro e pequenos negócios que desejam melhorar os seus resultados. Antes, porém, é necessário que o empreendedor entenda os detalhes da diferença entre produção e produtividade e, além disso, saiba que a tecnologia pode ser uma grande aliada nesse desafio, como o uso da ferramenta Office 365. Confira.
Leia também: Office 365: descubra qual é o plano ideal para o seu negócio
Produção x Produtividade
Por mais que produção e produtividade sejam conceitos interdependentes, ou seja, que andam lado a lado, existem diferenças importantes sobre eles que toda empresa precisa saber. Enquanto a produção pode ser considerada uma medida de resultados, isto é, um dado sobre o que foi produzido pela empresa em determinado período de tempo, a produtividade se relaciona não só com a quantidade do que é entregue, mas com a qualidade.
As informações sobre produção são necessárias para o planejamento daquilo que deve ser produzido, mas para que haja um efetivo aumento da produtividade, a pergunta “o que deve ser feito?” deve ser deslocada para “como deve ser feito?” e “como fazer melhor?”.
De modo mais específico, a produtividade é a capacidade de fazer mais utilizando cada vez menos recursos e em menos tempo. Muitos especialistas a definem como o ato de minimizar o uso de recursos materiais, mão de obra, máquinas e equipamentos, a fim de abaixar os custos de produção, expandir mercados, aumentar o número de colaboradores etc.
Para entender melhor a diferença entre aumentar a produção e aumentar a produtividade, basta pensar numa pequena empresa varejista que precisa aumentar suas vendas em 20%, por exemplo. Um caminho para aumentar a produção, isto é, vender mais, é deixar a loja aberta por 2 horas a mais todos os dias. Certamente, o volume nas vendas será maior, mas outras variáveis também devem ser mensuradas.
Nesse exemplo, as horas de trabalho dos colaboradores cresceram e o gasto com energia elétrica e outros insumos também se multiplicou. Se a empresa tivesse feito um planejamento visando a produtividade, teria buscado outras estratégias para melhorar as vendas dentro do tempo convencional da loja, entregando um serviço de melhor qualidade para o cliente.
Nesse sentido, uma das formas mais eficientes para se aumentar a produtividade e, por consequência, também a produção, de uma empresa, é contar com a tecnologia. Ou seja, ferramentas digitais que podem ajudar a gerenciar o dia a dia de trabalho da equipe e otimizar o tempo envolvido em cada ação do negócio. Para isso, o Office 365 é uma ferramenta completa, capaz de modernizar e elevar a produtividade de uma MPE.
O Office 365 para otimizar o tempo e aumentar a produtividade
Sobretudo na era da tecnologia, em que os negócios se digitalizam cada vez mais, as micro e pequenas empresas devem buscar fazer uso das melhores ferramentas digitais que resultam em otimização de tempo e aumento da produtividade de seus colaboradores. Para que isso ocorra de maneira efetiva, deve-se adotar softwares de gestão organizacional com funções de controle de tarefas, gerenciamento de projetos e compartilhamento de dados.
O Office 365 é uma ferramenta completa que pode auxiliar nessa otimização de tempo, tendo em vista que esse recurso possibilita que as atividades de toda a equipe sejam realizadas remotamente, de qualquer lugar. Por meio dessa aplicação, todos os colaboradores da empresa podem acessar e trabalhar, de qualquer dispositivo, com os arquivos compartilhados simultaneamente e com as ferramentas necessárias para a realização de cada tarefa.
A ferramenta Office 365, além de oferecer todo o pacote Office, da Microsoft, também disponibiliza e-mail de nível empresarial, calendários compartilhados, mensagens instantâneas, webconferência e acesso aos documentos mais atualizados armazenados na nuvem, ferramentas indispensáveis para empresas de qualquer porte nos dias de hoje. Conheça, a seguir, 5 motivos pelos quais sua MPE irá ser mais produtiva usando o Office 365:
Disponibilidade
Com o Office 365, as empresas estarão sempre em funcionamento, independentemente de qualquer outro fator, como local e horário. Utilizando a ferramenta, a gestão do negócio pode ser feita a todo momento, na nuvem, a partir de uma conexão com a internet.
Mobilidade
Ao fazer o uso dessa ferramenta, todos os colaboradores poderão utilizar os recursos do Office, como Word, Excel, PowerPoint, de onde estiverem e em qualquer dispositivo móvel, como smartphones, iPads, tablets etc.
Redução dos custos
Como todas as aplicações do Office estarão disponíveis na nuvem, com acesso a partir de um navegador na internet, o custo com instalações e licenciamento de produtos é minimizado, visto que a ferramenta já disponibiliza todos os recursos necessários ao trabalho diário.
Flexibilidade
Os variados recursos oferecidos pelo Office 365 são adaptáveis para atender, sob medida, às demandas da empresa. Além disso, nenhum processo fica travado esperando atualizações de softwares, já que o Office 365 se atualiza automaticamente de acordo com as últimas versões de cada aplicação.
Colaboração compartilhada
Ao utilizar o Office 365, as planilhas e documentos de trabalho serão armazenados em nuvem, online, de modo que todos os colaboradores terão acesso aos projetos em execução, a qualquer momento e lugar, e poderão editar o mesmo arquivo simultaneamente, eliminando o desperdício de tempo e estreitando a comunicação interna.
Agora que você já sabe que a tecnologia é uma grande aliada para aumentar a produtividade em uma MPE, pretende adquirir o Office 365?
Quer conhecer a ferramenta e outros produtos da Algar Telecom para sua empresa? Acesse nossa loja virtual ou agende uma visita com nossos consultores.
