Frequentemente, as empresas precisam passar pela auditoria de software. Essa prática acontece quando o fabricante do software envia uma solicitação à empresa comunicando que vai verificar os usos de seu sistema.
Na auditoria de software, o fabricante avalia se o sistema está sendo utilizado de forma consistente, em conformidade com a licença ou com a lei geral de direitos autorais. Ao assinar o contrato de licença do software, a empresa concorda que utilizará o programa da forma adequada e está sujeita a auditorias para comprovar.
Falar em auditoria pode causar desconforto ou insegurança na empresa, mesmo quando ela está atuando devidamente. Uma forma de evitar esse receio é estar preparado. Veja, neste artigo, como se preparar para a auditoria de software na sua empresa.
1. Faça uma cópia do comunicado de auditoria e envie ao jurídico
A fabricante do software contratado vai enviar uma carta para a sua empresa para comunicar sobre a auditoria. Faça uma cópia do comunicado e envie ao seu departamento jurídico ou ao advogado da empresa.
O objetivo é avaliar a cláusula do contrato de serviço que fala sobre a auditoria, analisar os termos, direitos e obrigações do contratante. Entender os termos será fundamental para que a empresa possa se comunicar com o auditor e garantir que seus direitos sejam cumpridos.
Como essas informações costumam ser bastante técnicas e até complicadas, o apoio de um advogado será fundamental nesse momento.
2. Negocie o escopo do projeto
O escopo de uma auditoria de software costuma ser proposto pelo fabricante ou auditor. Solicite as informações sobre o escopo do projeto, quem vai realizar a auditoria e como os dados serão coletados.
O escopo da auditoria deve estar alinhado com os termos do contrato de licença e de acordo com o que foi definido em contrato. Caso contrário, sua empresa deve exigir que esses termos sejam atendidos. Além disso, informe-se também se o fabricante vai aceitar dados de algum sistema de gerenciamento de ativos de terceiros.
3. Defina uma equipe para acompanhar a auditoria de software
Defina uma equipe ou um profissional experiente para acompanhar a auditoria e garantir que todo o processo seja realizado com sucesso, evitando falhas de comunicação.
Esse profissional deve atentar principalmente à fase de coleta de dados. Dessa forma, a auditoria será concluída com eficiência, causando pouco ou nenhum impacto aos negócios.
4. Faça uma pré-auditoria
Uma forma de se preparar para a auditoria de software é fazer uma pré-auditoria. Com isso, a empresa revisa tudo o que foi contratado com o fabricante e garante que está cumprindo com os termos definidos em contrato e na licença.
5. Contrate uma consultoria independente
A auditoria de software é formada por processos técnicos, que exigem conhecimentos em ferramentas de inventário, direitos de licença etc. Acompanhar esse procedimento pode ser desafiador para as empresas, pois nem todas contam com profissionais capacitados.
Nesse contexto, contar com uma consultoria independente vai permitir que a organização passe por todas as etapas da auditoria com maior segurança.
Como saber se a empresa será selecionada para uma auditoria
Alguns critérios são utilizados pelos fabricantes para definir quais empresas serão selecionadas e em qual momento elas passarão por processos de auditoria. Confira a seguir:
- Fusão e aquisição de empresas: ao adquirir uma empresa ou se fundir com outra, é necessário garantir que todas as licenças estejam compatíveis com os softwares implantados.
- Empresas com crescimento acelerado: as licenças dos softwares devem estar em conformidade com o estágio em que a empresa se encontra, número de funcionários, patrimônio etc.
- Auditorias por outros fabricantes: quando um software é desenvolvido por mais de uma empresa, cada fabricante pode exigir sua própria auditoria.
- Contratos de licenciamento não renovados: a finalização, não renovação ou troca de tipo de contrato também são passíveis de auditorias.
A auditoria de software é uma prática comum, principalmente entre grandes fabricantes. Por isso, em algum momento a sua empresa terá de lidar com esse processo.
Contar com o apoio de um advogado, assistência jurídica e profissionais especializados será fundamental para finalizar todas as etapas em segurança e conformidade com o esperado. No futuro, a auditoria ajudará a garantir o desempenho e a evolução do negócio.
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