No atual cenário corporativo em que vivemos, com a competitividade e a retração da economia, as empresas precisam evitar erros de gestão. Tais problemas são determinantes para que ela se mantenha lucrativa, exercendo suas atividades da melhor maneira possível e ajudando na geração de emprego e nos movimentos econômicos do país.
Alguns desses erros podem ser evitados ao adotar pequenas atitudes após uma análise mais criteriosa do negócio como um todo. Neste post serão apresentados alguns dos problemas que não podem acontecer em sua empresa, além de sugestões de algumas soluções para evitar ou resolver os erros, caso eles já tenham se estabelecido.
Falta de estrutura de tecnologia da informação
Muitas vezes, no início de uma empresa, não há a preocupação com sistemas de infraestrutura tecnológica. Por ser considerado um investimento alto, muitas empresas preferem não se preocupar com esse item no começo, mas, conforme a empresa vai crescendo e seus processos se profissionalizando, a organização dessa estrutura se torna mais cara e mais complicada de ser feita.
A infraestrutura de uma empresa é o conjunto de sistemas de informações que envolve a rede, a internet, os computadores, os serviços de telefonia, os servidores para armazenamento de dados, entre outros.
Por isso, o ideal à se fazer é desenvolver um planejamento que envolva a estruturação de todos esses itens. Fornecedores especializados conseguem fazer uma análise específica para cada empresa, prevendo desta forma o uso das mais modernas tecnologias que irão otimizar seus processos, tudo isso de maneira personalizada e com a proximidade com o cliente, que garante o sucesso do projeto.
Desatenção na segurança de dados
Outro erro muito comum cometido pelas empresas é a desatenção na segurança de dados. Não se deve pensar que apenas instalando um antivírus e evitando a abertura de emails suspeitos estão protegidos contra invasões de ‘hackers’.
Com o advento da internet e o crescimento do compartilhamento de dados, há muito mais exposição à riscos e por outras formas, como pen drives, acesso à celulares pelo computador, entre outros.
Não ter um sistema de segurança garantido com acompanhamento profissional pode se tornar um enorme problema quando há uma invasão ao banco de dados e arquivos do computador de uma empresa. Nesses casos, os danos em sistemas produtivos ou gestão de processos podem ser irreversíveis, sendo necessário a refação de muitos dados.
Gestão de estoque inadequada
A falta de um gerenciamento de estoque efetivo é outro grande problema para as empresas e pode acarretar em muitos prejuízos financeiros. Daí vem a necessidade de contratação de empresas que desenvolvem programas específicos de gestão de estoque.
O gestor precisa prestar atenção à questões de entrada e saída dos produtos, de forma imediata. Por exemplo: vendeu uma peça e tirou do estoque, já é necessário dar baixa no sistema. Tal controle deve ser feito por meio de programas específicos que ajudarão inclusive a prever a necessidade de compra dos itens.
Outro erro referente ao estoque trata-se de manter produtos parados por muito tempo. Quando isso ocorre, significa que o capital financeiro não está rendendo e o espaço está sendo ocupado sem necessidade. Cada vez mais as empresas trabalham com estoque reduzido, no sentido de otimizar seus recursos.
Com sistemas especializados nas necessidades da empresa, a automatização do status dos recursos chega aos diversos setores que fazem uso da informação, como departamento de compras, de vendas e financeiro.
Falta de controle financeiro
Talvez o erro mais grave que pode acarretar em um possível fechamento de uma empresa é a falta de controle financeiro. Quando não há adequação do fluxo de caixa, ou seja, entrada e saída de dinheiro, torna-se muito difícil deixar as despesas financeiras em ordem.
Os gestores precisam atentar-se sobre prazos de recebimentos e pagamentos e não descontrolar as contas com empréstimos e financiamentos. Muitas vezes, em uma situação de emergência, as empresas recorrem à empréstimos financeiros sem se dar conta da enorme taxa de juros que eles trazem consigo.
A dica, nesse caso, é planejar os movimentos financeiros de sua empresa por períodos mínimos de seis meses e acompanhar todas as alterações, para entender onde o montante está sendo aplicado e qual a utilidade disso.
Comunicação desalinhada
A comunicação é hoje considerada um fator estratégico de sucesso na gestão das empresas. Independente da área de atuação, os processos comunicativos são fundamentais para passar mensagens efetivas, evitar ruídos na linguagem e se fazer entender. De modo geral, onde não há comunicação, não há entendimento.
As empresas que são pioneiras nos processos de treinamentos voltados à comunicação para todos os colaboradores têm como resultado a integração das áreas de trabalhos e resultados mais efetivos. Mas você deve estar se perguntando: como vou conseguir melhorar a comunicação na minha empresa?
Diversas ferramentas podem ser usadas para melhorar os processos de comunicação, uma delas são os Customer Relationship Management (CRM), úteis principalmente para os departamentos de marketing e de vendas. Os CRMs são bancos de dados de informações do cliente que irão dar o apoio necessário para as estratégias de vendas. Nele é possível segmentar os clientes por características distintas, como localização, faixa etária, volume de compras, gostos e informações pessoais.
As videoconferências e as soluções de voz são outras ferramentas que facilitam a comunicação entre pessoas de diferentes locais. São soluções efetivas de gestão que auxiliam na tomada de decisões do negócio.
Usar a tecnologia de forma inadequada
A inovação em processos tornou-se item diferenciador das empresas. As pessoas procuram por organizações que usam a tecnologia a favor de seus processos, agilizando prazos, melhorando a qualidade final de entrega do produto e/ou serviço e facilitando as tarefas do dia a dia. Somente com o uso das tecnologias a empresa otimiza seus resultados.
As mudanças no mercado tecnológico são velozes e constantes: em cerca de um ano e meio, novas tecnologias aparecem e as empresas devem prestar atenção à isso para não perderem fatias importantes do mercado. Quando há controles arcaicos na organização ou processos mal definidos, o prejuízo pode ser enorme.
Os chamados outsourcings, ou seja, as terceirizações, principalmente nas áreas tecnológicas, são uma excelente opção para empresas que ainda não tem condições de manter equipes focadas e atualizadas. Confira aqui mais sobre esses serviços.
Vamos evitar os erros de gestão?
Queremos saber se você já cometeu algum desses erros em sua empresa e se alguma das dicas apresentadas te ajudou. Comente abaixo as suas impressões sobre o assunto.
Por: Equipe de Conteúdo Algar Telecom
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