Fazer reuniões on-line se tornou algo cada vez mais comum nas empresas. Graças aos recursos tecnológicos aos quais temos acesso hoje, a mobilidade passou a ser vista como uma grande vantagem para a realização de diferentes tarefas rotineiras no trabalho, como é o caso das reuniões.
Porém, fique sabendo que as videoconferências, assim como as reuniões presenciais, também requerem alguns cuidados especiais para que elas sejam bem-sucedidas. Veja as dicas abaixo!
Confira 6 dicas para fazer reuniões on-line
1. Tenha uma plataforma de videoconferência
O primeiro passo para fazer reuniões on-line é contar com uma plataforma de videoconferência. Embora as ferramentas gratuitas disponíveis no mercado pareçam uma ótima solução em um primeiro momento, já que não demandam investimentos, saiba que elas podem não ser a melhor escolha.
Isso porque elas não garantem a segurança, estabilidade e qualidade que as empresas precisam. Sendo assim, a dica é investir em uma plataforma dedicada. E o melhor de tudo é que hoje esse tipo de serviço é baseado na nuvem, ou seja, ele pode ser usado a partir de qualquer dispositivo conecto à internet.
2. Conte com um link dedicado
De nada adianta contratar uma solução de videoconferência se a banda larga da sua empresa não dá conta do tráfego de dados. Para garantir a qualidade de áudio e imagem, ter uma conexão de alta velocidade é fundamental.
Dar continuidade a uma reunião com a imagem travando ou sem conseguir ouvir o que a outra pessoa está dizendo é um transtorno. Diante disso, diversas empresas usam um link dedicado para fazer reuniões on-line. Trata-se de um recurso bastante importante e que pode fazer toda a diferença.
3. Faça teste de áudio e som
Nem sempre podemos confiar plenamente nos recursos tecnológicos que utilizamos. Afinal, há sempre um risco de falhas acontecem nos programas e equipamentos. Por isso, realize testes de áudio e som antes de fazer reuniões on-line. Caso você identifique algum problema, terá tempo de solucioná-lo.
Todo cuidado é sempre bem-vindo, especialmente quando se trata de videoconferências importantes. Já imaginou ter que fazer uma reunião com o seu maior cliente e perceber na hora que a sua câmera ou microfone não está funcionando?
4. Escolha o local certo
A mobilidade é uma das facilidades de fazer reuniões on-line, pois significa que elas podem ser realizadas de qualquer lugar. Com as mudanças nos modelos de trabalho, muitas pessoas exercem suas funções de casa, no esquema home office, o que inclui as videoconferências.
Seja onde for, outro cuidado fundamental é em relação ao local usado para a reunião. Dê preferência aos locais mais tranquilos, silenciosos e bem iluminados. Além disso, certifique-se de que o ambiente está devidamente organizado para não causar uma má impressão.
5. Faça um planejamento
As únicas diferenças entre uma videoconferência e uma reunião tradicional são as ferramentas utilizadas e as facilidades proporcionadas pela primeira. No entanto, ambas demandam um planejamento e preparação prévia.
Com o objetivo de maximizar a sua participação e, ao mesmo tempo, fazer o melhor proveito do tempo de todos os participantes, prepara-se para a conversa. Veja quem estará presente, quais são as principais pautas, separes algumas perguntas e possíveis sugestões.
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6. Fuja das distrações
O fato de você não estar fisicamente no mesmo lugar que os demais participantes não significa que a sua atenção deve ser menor. Assim como uma reunião presencial, a videoconferência requer foco para que ela seja bem aproveitada.
Dessa maneira, evite usar o celular, as redes sociais ou utilizar o computador para realizar outras tarefas enquanto a reunião acontece. Embora isso possa parecer óbvio, muitas pessoas acabam pecando nesse aspecto.
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