Fazer uma correta gestão de tempo pode representar ganhos significativos na produtividade de um negócio. Para micro e pequenas empresas, essa gestão de tempo é ainda mais necessária, pois, muitas vezes, uma só pessoa é responsável por diferentes processos e atribuições, o que pode afetar diretamente o rendimento pessoal.
Além das múltiplas tarefas, as constantes distrações também podem ser um problema: das redes sociais àquele cafezinho fora de hora, são vários os descuidos que podem tirar minutos importantes do seu cotidiano.
E conseguir aproveitar ao máximo as horas de trabalho não significa somente melhorar o rendimento dos negócios, mas também ter mais tempo para o lazer. Ter momentos de descanso e descontração é muito importante para manter a produtividade ao longo dos dias de trabalho.
Portanto, para parar de levar trabalho para casa e conseguir dar conta de todas as atribuições do dia a dia, conheça 3 dicas para melhorar a gestão de tempo e terminar seu dia com a sensação de dever cumprido.
1- Delegue tarefas sempre que possível
Tomar para si a maioria das responsabilidades é uma constante para micro e pequenos empresários. O receio de “perder o controle” das situações pode fazer com que a sobrecarga das múltiplas funções tenha resultados desastrosos.
O excesso de tarefas acaba sugando a energia e impossibilitando que as atividades sejam realizadas com maestria. E isso gera um círculo vicioso do tipo: “não tenho tempo para nada porque faço tudo ao mesmo tempo”.Para superar esse problema, a dica é: delegue as tarefas mais simples sempre que possível.
Caso não haja outra pessoa para dividir as responsabilidades, divida suas tarefas em setores, como se as fosse delegar para um funcionário. Dessa forma, os processos e tarefas serão otimizados e realizados em muito menos tempo.
2- Defina metas para a gestão de tempo
No início do dia, defina metas para a realização das suas tarefas. Elas podem ser divididas para facilitar o gerenciamento da sua agenda. Por exemplo, você pode definir setores como pagamentos, pedidos e organização.
Ainda existem técnicas que podem ajudar a resolver esses blocos de tarefa de maneira organizada, como a técnica pomodoro. Ela consiste em dividir as tarefas em uma lista e pré-determinar um tempo para sua realização.
Uma maneira de aplicar a técnica é estabelecendo 5 minutos de pausa para cada 25 minutos de trabalho. Dessa forma, o método ajuda a manter o foco e a concentração na execução de tarefas, além de diminuir as distrações.
O perigo das distrações
As distrações são uma das principais causas da má gestão de tempo no dia a dia. Verificar as redes sociais a toda hora, interromper tarefas para dar uma “olhadinha” no e-mail ou até mesmo aquela pausa para o café fora de hora consomem o tempo sem que a gente perceba.
Não é preciso ficar fora da internet o dia todo; apenas determine horários para verificar as notificações do celular.
3- Busque simplificar e otimizar processos
Processos repetitivos e constantes podem ser um grande problema quando se precisa de tempo. Além de tomarem tempo na execução, muitas vezes fazem com que seu tempo seja subutilizado. Por isso, buscar a automação para esses processos é o primeiro passo para conseguir fazer a gestão de tempo ser mais eficiente, já que o tempo operacional para realizar essa tarefa será muito menor.
Utilizando a tecnologia a seu favor, você vai ter tempo para as tarefas e processos que realmente exigem sua atenção: e vai conseguir de dedicar ainda mais ao crescimento da sua empresa.
Uma das soluções ideais para micro e pequenas empresas é fazer a geração automatizada de relatórios gerenciais. Quer saber mais? Então, descubra como otimizar as operações nas MPEs!
