Dicas para aumentar a eficiência nos custos de TIC em sua empresa

Praticamente todas as empresas precisam de tecnologia para funcionar hoje em dia, certo? E o conjunto formado pelos recursos que permitem interação e compartilhamento de informações, muitas vezes instantaneamente, constitui um importante fator para a agilidade nos processos e para o sucesso das operações, conferindo vantagem competitiva. E é aí que entra a TIC — sigla para Tecnologias de Informação e Comunicação — que vai além da famosa TI, pois considera os sistemas de transferência de dados e troca de informações em toda sua magnitude, envolvendo desde a obtenção das tecnologias até o armazenamento, o processamento e a partilha dos dados, causando a fusão de várias ferramentas de telecomunicações, mídias e soluções digitais em um único entendimento do que é a tecnologia para a empresa.

Assim, TIC define não só os investimentos em recursos computacionais, dispositivos móveis, internet e softwares, como também em comunicação (móvel ou não), por meio de sistemas que podem ser diversificados, a fim de permitir a transmissão de informações a longas distâncias, seja por via eletrônica, rádio, TV, imagem ou até mesmo por meio da moderna fibra ótica. Por permitir tanta eficiência e abranger tantas opções é que a TIC se torna estratégica. Quer saber como gerenciar os custos de TIC? Então fique de olho nas nossas dicas de hoje:

Invista em inovação

Gerentes de TI sabem bem que um dos maiores desafios da área é justamente conseguir reduzir os custos sem perder a qualidade, garantindo inovação em resultados. Mas a verdade é que para resolver tudo isso de uma vez há diversas saídas. É possível, por exemplo, reestruturar o setor e implementar a modalidade bimodal de pensamento, por meio da qual a empresa passa a estar pronta para sair na frente em soluções diferenciadas quando precisar atingir uma oportunidade de negócio. E essa solução ainda mantém sua estabilidade, ao serem feitos acordos de níveis de entrega ou testes intermediários nos projetos desenvolvidos. De qualquer forma, uma coisa é essencial para todas as empresas: integração de sistemas e/ou equipes, o que se faz investindo na infraestrutura e em ferramentas que facilitem tal tarefa.

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Renove os hardwares

Uma das formas de reduzir custos em TI é investindo na renovação de hardwares e na reposição de peças que já estejam ultrapassadas ou desgastadas demais. Essa medida vale a pena porque, apesar de ser preciso investir na compra, a princípio, depois é possível economizar em gastos com energia e também com manutenções, devido ao tempo de uso dos hardwares ou de sua incapacidade de suprir totalmente o aumento da demanda de trabalho — lembrando que esse cenário pode gerar perdas e atrasos que também significam perdas financeiras para a empresa. Além disso, renovar hardwares e manter a infraestrutura proporciona mais rapidez e economia na realização de tarefas, unindo o útil ao agradável.

Aproveite o BYOD

Simplesmente não é mais possível manter recursos tecnológicos operando isoladamente, pois os negócios dependem de tomadas de decisões rápidas, identificação de insights em tempo oportuno, compartilhamento e colaboração entre equipes, além de mobilidade para agir de onde estiver. Nesse contexto, o fenômeno do Bring Your Own Device (BYOD) ganha cada vez mais força e notoriedade. E o departamento de TI das empresas, ao contrário do que pode parecer, não tem que se preocupar somente com a proteção dos dados nesse sistema, mas também com o fato de poder desfrutar de mais oportunidades.

Pense bem: se um funcionário usa seu próprio aparelho ou smartphone para acessar assuntos do trabalho e compartilhar dados relativos a eles (de onde estiver e praticamente a qualquer momento), a empresa também economiza em recursos materiais, pois passa a necessitar de menos infraestrutura física que precise ficar integralmente disponível. E uma vez que deixa de existir a necessidade de realizar operações em seu ambiente físico em tempo integral, os custos automaticamente diminuem. Ao mesmo tempo, isso aumenta a satisfação dos colaboradores, que terão maior flexibilidade de horários, por exemplo. Em casos extremos, responsabilizar funcionários pelo mau uso de equipamentos (móveis ou não) concedidos pela empresa para trabalho pode ser uma medida que reduz muitos custos com reposição e conserto de equipamentos essenciais.

Faça videoconferências

Adotando um pacote de serviços em sistemas Telecom é possível incluir a utilização de videoconferências, que podem substituir pelo menos aquelas reuniões menos complexas. Com o uso dessa tecnologia, que envolve imagem, dados e voz, é possível reduzir custos com viagens e deslocamentos excessivos, além de se usar estratégias de TIC para diminuir gastos das equipes de TI e das demais áreas integradas em geral. Isso sem contar que essa atualização traz mais dinamismo e possibilidades para os negócios.

Adote ferramentas colaborativas

Quanto mais rapidamente a informação chega, mais oportunidades são aproveitadas, mais lucros aparecem e mais problemas são evitados. E isso representa uma economia e tanto. Permitir que as equipes tenham a seu alcance aplicativos e tecnologias integradas para compartilhar dados e conduzir a comunicação de forma mais otimizada facilita a tomada de decisões dos gestores e proporciona mais rapidez às operações. Custos de TI podem ser consideravelmente diminuídos com a implementação de estruturas e plataformas de trabalho pautadas na colaboração. Aproveite para descobrir mais possibilidades de interação e mudanças positivas nesse cenário no nosso canal no YouTube, acompanhando mais de perto a evolução da tecnologia em favor dos negócios e da ativação de performance dos times de sua empresa!

Considere o sistema SaaS

Tendo softwares como serviço, a empresa economiza por meio de outsourcing, contando com especialistas dedicados para cuidarem de tudo sem a necessidade de a organização manter um setor próprio para cada categoria de tarefa. Isso proporciona uma boa redução de custos e mais benefícios para se focar totalmente na atividade principal. Além disso, essa opção pode permitir expansão conforme a necessidade do negócio, assim como contratação sob demanda e até redução de custos com determinadas licenças.

Viu como o investimento na implementação de toda essa estrutura, embora necessário, exige planejamento e controle da empresa? Os investimentos dependerão da demanda da organização, mas, de modo geral, há excelentes técnicas para garantir que os custos sejam bem gerenciados, de modo que, com os menores gastos possíveis, consiga-se os melhores resultados.

E então, essas dicas o ajudaram a entender como é possível aumentar a eficiência na gestão de TIC, reduzindo despesas e ampliando possibilidades com o uso dessa tecnologia? Pronto para extrair sempre o melhor custo-benefício a partir de hoje ou ainda tem alguma dúvida? Deixe um comentário e participe!

Por: Equipe de Conteúdo Algar Telecom