Como fazer a gestão do ciclo de caixa

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A prática de realizar a gestão do ciclo de caixa é vital para que as empresas permaneçam rentáveis no mercado. Compras de matéria-prima, pagamentos dos custos de produção e prestação de serviços, e as despesas que garantem a operação e manutenção do negócio são algumas das atividades às quais os gestores precisam estar atentos para que a empresa opere sem problemas. Por isso, é preciso gerenciar, de forma eficiente, o fluxo de caixa, a fim de ter os recursos necessários para o funcionamento dos negócios.

O planejamento é uma ação fundamental para manter as finanças em dia: mantenha sempre no radar os prazos de recebimentos e pagamentos, faça projeções de volume de compras e atualize, de acordo com a realidade operacional e gerencial da empresa, as despesas necessárias para garantir a oferta dos produtos e serviços no mercado. Conheça a seguir algumas práticas importantes para manter a saúde financeira do seu negócio em dia, e como é possível fazer uma gestão eficiente com o domínio das estruturas que permeiam o ciclo de caixa.

Domine os ciclos financeiro e operacional

Entender como funciona os ciclos financeiro e operacional de um negócio reflete diretamente na manutenção do ciclo de caixa da empresa sempre no azul. Conheça a diferença entre esses ciclos e aprenda qual a melhor forma de mantê-los em consonância com todos os outros segmentos do seu empreendimento.

Ciclo financeiro: Diz respeito ao intervalo existente entre o pagamento efetuado aos fornecedores e o recebimento das vendas realizadas. Por exemplo: A sua empresa compra 100 unidades de uma determinada peça para conserto de eletrônicos e faz o pagamento à vista ao fornecedor. Até que as vendas dessas peças sejam efetivamente concluídas e o valor seja recebido passam-se 2 meses. Esse intervalo entre a compra das peças e o recebimento feito através das vendas é o seu ciclo financeiro. O ideal é que esse período seja o menor possível para que não exista dificuldades para a compra de novos produtos ou matéria-prima.

Ciclo operacional: Equivale ao tempo que se leva desde a produção ou compra de um produto até o recebimento das vendas desses respectivos produtos. Por exemplo: A sua empresa trabalha com a venda de geladeiras. É necessário 1 dia para a produção de uma unidade desse produto, 30 dias para vendê-lo e 10 meses para receber efetivamente o dinheiro decorrente dessa venda, pois o valor foi dividido em dez parcelas para o seu cliente. Esse período de 10 meses entre a produção e recebimento representa o ciclo operacional de cada geladeira vendida. É necessário ter total controle sobre esses prazos, pois eles são essenciais para a construção de um planejamento financeiro efetivo, que represente a realidade do seu negócio.

Os prazos médios de pagamento e recebimento

Conhecer quais são os prazos médios de pagamento e recebimento da empresa é uma atitude muito importante para a definição de políticas que envolvem o ciclo de caixa. Esses prazos podem variar bastante de um negócio para outro, pois a natureza da operação, o segmento de atuação e as demandas de compra e comercialização influenciam diretamente nessas definições. Assim, não existe certo ou errado. O que existe, na verdade, são dicas que podem ser aplicadas para auxiliar o gestor na escolha dos melhores prazos, com base na realidade da corporação.

Os prazos médios de pagamento correspondem ao tempo existente entre o dia da compra de uma matéria-prima e a data de pagamento dessa respectiva aquisição junto ao fornecedor. Por exemplo: Se a sua empresa adquiriu 100 quilos de farinha e o fornecedor divide essa compra em duas vezes (entrada + 1 parcela), o prazo médio desse pagamento será de 50% à vista e 50% em 30 dias.

Já os prazos médios de recebimento referem-se ao tempo médio entre a venda de um produto e a data de recebimento do respectivo valor vendido. Por exemplo: Se a sua empresa vende um equipamento e parcela o valor em 3 vezes, o prazo médio desse recebimento será de 33% em 30 dias, 33% em 60 dias e 34% em 90 dias.

É preciso manter em ordem todas essas datas de pagamento e recebimento, pois são elas que garantem que todos os compromissos da empresa estejam em dia, além de determinar a necessidade de capital de giro, que é um indicador de caixa muito importante para qualquer companhia. Isso porque é ele quem assegura que a operação – que envolve a compra, produção e venda de um produto ou serviço – não seja interrompida por falta de recursos.

Organização financeira e estruturação do ciclo de caixa

Com todas essas informações em mãos, é possível organizar o financeiro da sua empresa e gerenciar os prazos de recebimento a fim de que o ciclo de caixa esteja sempre no azul, ou seja, as saídas nunca ultrapassem as entradas. Essa organização é fundamental para conseguir saber exatamente em quais momentos será preciso estender o prazo de pagamento junto aos fornecedores, realizar as compras de forma inteligente, sem acumular estoques desnecessários, além de entender quando o capital de giro se faz necessário.

A estruturação do ciclo de caixa segue a lógica de administrar as entradas e saídas de um negócio. Sendo assim, é necessário fazer os lançamentos detalhados, com dia e mês, dos valores pagos aos fornecedores, dos custos operacionais e despesas envolvidas em todos os processos de produção, das vendas realizadas e acompanhar os saldos bancários e também o que estão disponíveis em caixa. Uma ferramenta que automatize a entrada desses dados pode facilitar esse processo de detalhamento de informações, evitando possíveis falhas humanas passíveis de acontecer em planilhas manuais.

Apresentamos algumas dicas que podem facilitar a compreensão de todos os processos que envolvem uma gestão eficiente do ciclo de caixa. Conhece outras práticas que facilitam esse gerenciamento financeiro? Compartilhe conosco suas experiências.